Планирование для фрилансера, или как все успевать?

Все, кто хоть как-то связан с фрилансом, знают: график занятости фрилансера в двух словах описать просто: то густо, то пусто. То ломаешь голову, что б полезного сделать, то ума не приложишь, как справиться с таким количеством работы. В такие моменты большинство из нас осознает, насколько неумело мы планируем свое время и усилия. Вопрос очевидной важности грамотного распределения времени не стоит, давайте попробуем прикинуть, как именно следует фрилансеру организовать правильную работу над несколькими параллельными проектами.

Дедлайн одного из проектов со всем его телефонными звонками, рваным графиком и общим напряжением заставляет если не позабыть про важные этапы более новых, параллельных проектов, то, как минимум, опустить некоторые из них — вроде как за несущественностью. Что не может не отразится на качестве работы в финальном итоге, при водя к еще более драматичным дедлайнам.

Итак, что можно предпринять, чтобы упорядочить жизнь фрилансера.

1. Предварительно планируйте проект

Даже если вы терпеть не можете списки и планы на будущее — планируйте. Причем так тщательно и подробно, как только можете. Запишите каждое действие и продумайте их связи между собой. Выстройте план каждой рабочей встречи с клиентом, сдачу каждого из этапов работы. Зачем тратить на это время, которого и так мало? Да затем, что это даст вам возможность потом просто выполнять план, по пунктам, от одного важного узла до другого. Вам не придется в процессе работы продумывать свои последующие действия, вы сможете сосредоточится на непосредственном выполнении самой работы. Попробуйте хоть один раз — вы поймете, насколько это важно.

2. Планируйте свой рабочий день

Хоть на первый взгляд фриланс — это воля вольная, «что хочу, то творю», на самом деле все абсолютно наоборот. Вы и только вы контролируете себя и свои действия. Поэтому ежедневное планирование для «вольного художника» в сотню раз важнее, чем для менеджера из офиса. Есть, однако, и свои нюансы. Для фрилансера гораздо более эффективным будет вариант «приоритетного» планирования. Проще говоря, составляйте список дел на день в порядке их важности, а не расписывайте по часам.

Создавайте чек-лист на каждый день, исходя из предварительного плана, о котором мы говорили в предыдущем пункте. Имея такой план на каждый из параллельно выполняемых проектов, вы сможете взвешенно распределить кучу взгромоздившихся на вас одновременных задач. Планируйте также всю переписку, работу по поиску новых заказов, телефонные звонки — все в порядке важности.

3. Оградите себя от помех

От этого страдают все без исключения. Все проверки почты, аккаутнов в социальных сетях, блогах и тематических сообществах, пусть даже и необходимых для работы — все это чрезвычайно отвлекает и незаметно съедает время. Попробуйте ввести за правило проверять почту раз в сутки. Сообщайте об этом своим клиентам: если у них к вам будет настолько неотложное дело, что до завтрашнего утра подождать никак нельзя — пусть перезвонят вам.

Да и со звонками поступайте по тому же принципу: поднимая трубку во время работы, постарайтесь оценить важность этого звонка в первые 20 секунд. Если дело не горит — отложите разговор, скажите, что сейчас заняты и сможете перезвонить во столько-то.

Если вы вынуждены поддерживать аккаунты в социальных сетях в интересах дела, приучите себя не задерживаться там дольше 5-10 минут. Все важные заметки можно сохранить в избранное и вернуться к ним позже — если они действительно важны, вы вернетесь к ним.

4. Делайте перерывы

Одно из самых трудных — оторваться от компьютера, особенно, когда сроки поджимают. Тут не то, что перерывы для отдыха, тут поесть забываешь. И тем не менее, как бы заняты вы ни были, вам непременно надо делать 15-тиминутный перерыв раз в два часа — подальше от компьютера! — плюс часовой перерыв на обед. При чем тут планирование, спросите вы? Да при том, что такие перерывы во-первых, повышают производительность труда в целом, во-вторых позволяют несколько раз за день посмотреть на выполняемую работу относительно свежим взглядом, а в терьих снижают шансы свалиться с головной болью или резями в желудке в разгар важного проекта. Поверьте, куда проще и дешевле вовремя отдыхать, пить и есть, чем потом сорвать работу и потерять нужного клиента, валяясь на больничной койке. Я уж молчу про цену вашего здоровья, о которой фрилансеру в период дедлайна бесполезно напоминать.

5. Рассчитывайте свои силы

Пожалуй, самое важное из всех — наше самомнение. Никто из нас не идеален, мы не роботы и не машины. Мы не компьютеры, созданные под многозадачность, мы всего лишь люди. Мы часто стараемся прыгнуть выше головы, взваливая на себя накое количество задач, что выполнение их превращается в классическую «битву за урожай». Хочется быть лучше, сильнее, выше других, но вся загвоздка в том, что мы не оцениваем трезво своих возможностей. 

Каждый фрилансер должен знать предел своим силам и исходить из этого знания. Нет, это не значит, что вам следует остановиться на сегодняшнем уровне — растите, развивайтесь — но принимаясь за новый проект, планируя свой день, всегда помните о пределе сил человеческих. Только так ваша работа превратится из череды авралов в размеренный труд.

6. Передавайте излишки работы

Если вы схватили кусок, который вам в одиночку не проглотить — не давитесь им, поделитесь частью заказа с другим/другими фрилансерами. Это бывает не так просто — перестроиться с позиции нанимаемого в позицию работодателя. Попробуйте посмотреть на это как на партнерство, ведь у вас есть знакомые коллеги по цеху? Вот и предложите им разделить с вами работу. Переложите на них определенный этап вашего первоначального плана.

Вряд ли есть смысл перепоручать мелкую работу на час-два, а вот передать коллего более крупный, десятичасовой этап бывает очень полезно в конечном счете и для вас, и для него, и для самого клиента.

Выводы

Итак, что нам нужно для грамотного распределения наших времени и сил?

• предварительное детальное поэтапное планирование каждого проекта
• планирование дел каждого рабочего дня в порядке важности
• устранение отвлекающих факторов
• обязательные перерывы на отдых и еду
• сознательная оценка собственных сил
• распределение излишков работы

При подготовке этой статьи, было просмотрено множество форумов фрилансеров со всего мира. Проблема планирования и распределения времени стоит перед всеми нами без исключения, и эти советы выражают мнения лучших и наиболее успешных мастеров-фрилансеров. Попробуйте начать уже сегодня, и результат не заставит долго ждать.

Удачной и продуктивной работы без авралов!