Как за неделю сделать больше дел, чем другие успевают за месяц

Чтобы делать больше работы, нужно хорошо разбираться в том, чем вы занимаетесь, знать, когда и как это сделать, потратив минимальное количество времени. Ведь если вы научитесь правильно организовывать работу, появится время на себя и другие интересующие вас занятия.

Все ли дела являются срочными?

Какие наиболее важные действия, которые вы можете предпринять сегодня, помогут вам выполнить работу в кратчайшие сроки? Представьте себе последствия выполнения срочных (но не важных) задач вместо того, чтобы сосредоточиться на важных действиях.

34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр как-то сказал: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная проблема не важная, а важная никогда не бывает срочной».

Чтобы использовать время по максимуму и делать направленную на результат работу, постоянно ставьте под сомнение свой выбор. Когда появляться задача, которую вы не планировали делать, спросите себя: «Это действительно важно?». А потом решите не только как, но и когда, лучше этим заняться.

Как расставлять приоритеты?

Если вы стараетесь решать слишком много задач каждый день, вы будете уставать и не достигнете желаемого результата. В случае, когда все задачи важны, возникнет соблазн манипулировать несколькими приоритетами одновременно, и в процессе ваша производительность будет страдать. Следует правильно расставлять приоритеты, и работать над самыми важными задачами утром, когда вы наиболее активны.

Всякий раз, когда вы сталкиваетесь с большим количеством дел, не беритесь за все сразу. Выберете наиболее важные, а потом решите, как и когда лучше с ними справиться. В конечном счете, цель должна заключаться в том, чтобы постоянно ставить под сомнение свой выбор и развивать способность распознавать задачи, которые просто отвлекают от реальной работы.

Прекратите реагировать на отвлекающие факторы

Уведомления, громкие звуки, социальные сети, стук в дверь, проверка электронных писем, мешают сконцентрироваться на работе. Потребуется дополнительное время, чтобы вернуться к работе и вникнуть в процесс заново. Жизнь проходит мимо, пока вы тратите свое время на отвлекающие факторы.

Избегайте бесполезной траты времени, которая маскирует себя под работу. Длительные дискуссии с коллегами, долгие встречи и рассмотрение работы других людей, в то время когда вы должны сосредоточиться на выполнении собственной особо значимой работы.

Римский философ Сенека удивлялся тому, как мало людей ценят свою жизнь, и насколько расточительно относятся ко времени. Он заметил, что даже богатые люди жалуются на свою судьбу, живут в постоянной спешке и предвкушении будущего, в котором они смогут отдохнуть.

В своей книге «О кратковременности жизни» Сенека предлагает мощное понимание искусства жить. Он говорит: «Дело не в том, что у нас мало времени, а в том, как мы его тратим. […] Жизнь, которую мы получили, вовсе не коротка, во всем виновато наше расточительное отношение ко времени».

Соответственно, жизнь становиться долгой, если вы знаете, как правильно распоряжаться временем. Нужно научиться управлять своим временем. Начните с анализа вашей повседневной жизни. Изучите свою деятельность в течение нескольких дней, чтобы четко понимать, на что вы тратите свое время. Встречи, телефонные звонки, электронные письма, уведомления и многие другие отвлекающие факторы постоянно рассеивают ваше внимание.

Составьте заранее свое расписание. Запишите все встречи, дедлайны и прочее. Проанализируйте фактическое время, которое вы тратите и определите оптимальное, за которое вполне реально выполнить каждую из-этих задач. После анализа будет намного проще определить недостатки вашего плана и найти необходимое решение. Вы обязательно заметите влияние отвлекающих факторов на вашу продуктивность.

Перестаньте делать бесполезную работу

Занятость не обязательно означает продуктивность. Делая работу, которая создает ощущение занятости,  вы думаете, что вы продуктивны. Но на самом деле это не так. Если потратить время на то, чтобы измерить количество проделанной работы, вы будете удивлены, насколько неэффективно вы распоряжаетесь временем.

Оливер Буркеман пишет: «Если вы постоянно заняты, скорее всего, вы не умеете управлять временем. Так происходит, когда вы берете на себя обязательства, с которыми не можете справиться, или делаете приоритетными пустяковые задания. Вследствие чего возникает замкнутый круг, а видимость работы держит вас в постоянном напряжении и делает еще более занятыми, чем раньше».

Например, вы начнете свой день, ответив на электронные письма. Это занятие может вас слишком затянуть, и вы приметесь отвечать на каждое письмо, решая вопросы других людей. Это не означает, что нужно игнорировать письма, просто постарайтесь не тратить много времени на это. Когда люди говорят: «Я так занят», в действительности это означает: «Я плохо планирую» или «Я не знаю, как распределять приоритеты или делегировать задачи».

Сделайте выбор и работайте над приоритетными заданиями, вместо того чтобы реагировать на срочные. Ваше время ограничено, и заниматься всеми процессами одновременно – очень неправильное решение.

Метод 1. Простая система, которая поможет изменить ваш подход к работе

Выработайте привычку ставить четкие цели на день и записывать их в свое расписание. Это не будет занимать много времени, и вскоре вы будете это делать на автомате.

1. Вечером запишите задачи, которые, по вашему мнению, нужно выполнить на следующий день, (задачи связанные с вашими главными целями по работе).
2. С утра до полудня основное внимание следует уделить выполнению задач из составленного вчера списка.
3. Делайте такие записи каждый день, на протяжении недель, месяцев, лет, и вы увидите результат.

Вы можете удвоить свою эффективность с помощью такого планирования времени, и в скором времени этот процесс станет привычкой.

Метод 2. Как создать список из 9 дел и как им управлять

Представьте себе, что за день вы можете выполнить только девять дел:

1. Одно самое важное;
2. Три менее важных;
3. Пять незначительных.

Таким образом, вы сократите свой список, и будет проще сконцентрироваться на выполнении работы. Больше не будет нужды в размышлениях над тем, к чему мне сейчас приступить. И, конечно же, количество дел можно изменить при необходимости.

Чтобы у вас появилось больше свободного времени, нужно приложить лишь немного усилий и приучить себя к дисциплине, и у вас больше не будет ощущения, что жизнь проходит мимо.

Все зависит только от вас!

Ссылка на источник